Как упростить работу с иностранцами

ТОП-4 трудности, с которыми сталкиваются сотрудники, оформляющие иностранцев в штат. Основано на реальном опыте сотрудничества наших юристов с работодателями иностранцев.

Нехватка времени

Зачастую ведением иностранцев в компании занимаются кадровики или бухгалтеры. В небольших компаниях – собственники бизнеса. Для них, конечно, эта функция не основная, им важно успеть выполнить главные рабочие задачи. Поэтому времени на изучение законов, постановлений и других документов критически не хватает.

Завязанность всех процессов на одном человеке

Как правило, в компании есть один специалист, который считается гуру по части иностранцев. И вот, представьте, такой человек уходит в отпуск/заболевает/увольняется (нужное подчеркнуть). Вполне очевидно, что в его отсутствие может приключиться самый настоящий коллапс, ведь только он знал, где лежат документы по тому или иному сотруднику – часто это разные места.

Сложности в планировании работ с документами

Те, у кого есть в штате несколько мигрантов, да и еще с разными статусами, знают, как сложно следить за сроками их документов. У них разные разрешительные документы, сроки которых нужно обязательно контролировать. Они истекают в разное время. Уследить за всем этим – задача повышенной сложности.

А какая ответственность: если что-то упустить, можно лишиться сотрудника и подвести компанию – нехватка рабочей силы может привести к сбоям в работе.

Отсутствие единой системы хранения документов

Многим специалистам не хватает программного обеспечения, которое позволяло бы систематизировать всю информацию, удобно ее хранить и взаимодействовать с нею.

Инструмент, упрощающий работу с мигрантами

С заботой о сотрудниках, которые ведут такую важную и ответственную работу по оформлению иностранцев, мы создали систему «Мигрант-онлайн». Она позволяет забыть об этих и других трудностях, сэкономить время для выполнения основных обязанностей и «освободить» голову от всего объема информации – теперь эти данные будут храниться в системе!

Наша программа разработана на базе 1С – знакомом для кадровиков и бухгалтеров инструменте, поэтому переход на нее потребует меньших усилий. Она позволяет хранить в одном месте документы всех мигрантов с разными статусами, в любой момент буквально в несколько кликов вы сможете посмотреть перечень и сроки документов по интересующему вас сотруднику.

Крайне удобно, что если у организации есть несколько юрлиц, можно внести их все в систему и оформлять сотрудников на любое из них.

Мы попросили наших клиентов, использующих программу, поделиться ее основными преимуществами, которые значительно облегчили их работу с иностранцами.

Автоматическое заполнение документов

В программу загружены актуальные формы трудовых договоров, бланков уведомлений о заключении/расторжении договора, приказов об отстранении, ходатайств, допусков к работе. Благодаря внесенной информации об организации и сотрудниках можно формировать автоматическое заполнение полей форм. Это значительно экономит время.

Подсказки о сроках действия документов

Система дает автоматические подсказки о том, сроки каких документов скоро истекают. Следовательно, специалист не пропустит эту информацию и проконтролирует продление, что снижает вероятность назначения штрафов при проверках.

Актуальная информация из законов

Благодаря актуальной, достоверной информации из миграционного законодательства, внесенной в базу, работодатель может увидеть, какой перечень документов необходим для работы с конкретной категорией иностранцев.

Удобство планирования

Система позволяет вести список задач по мигрантам в одном месте. Сотрудник, работающий с ней, может настроить автоматическое создание задач при приближении сроков истечения документов или добавлять их самостоятельно. Это помогает наглядно отобразить весь объем работ и рационально распределить свое время.

Доступ 24/7 из любой точки

В случае отсутствия на рабочем месте можно зайти в систему с любого устройства и получить нужную информацию. Это позволяет также спокойно уйти в отпуск, дав в случае необходимости ценные указания коллегам.

А еще сотрудники, работающие с программой, стали испытывать меньше стресса по поводу оформления иностранцев.

Когда сотрудник уверен, что оформляет все документы верно, и когда они хранятся упорядоченно в одном месте, это снижает стресс. Ведь если придет внезапная проверка, ему не придется лихорадочно, с трясущимися руками все искать и бояться, что могут оштрафовать компанию и его самого.

Хотите и вы упростить, упорядочить свою работу с мигрантами и избавиться от лишнего стресса? Оставьте заявку в форме обратной связи, и мы подробнее расскажем вам о возможностях «Мигрант-онлайн». Поверьте, эта система изменит ваше отношение к работе с иностранными сотрудниками!

Свежие новости миграционного законодательства, полезные статьи, анонсы вебинаров и актуальная информация в телеграм-канале t.me/migrationprofi.