После того как уведомление о заключении трудового или договора ГПХ  сдано в МВД, иностранец уже продолжительное время работает в организации, кажется, что все в порядке: больше вопросов по оформлению иностранного сотрудника возникнуть не должно.

Однако, как и у граждан РФ, у иностранного гражданина могут меняться учетные данные с течением времени. Одно из ощутимых изменений — паспорт. Часто паспорт могут сменить после отпуска на родине или в консульстве ввиду окончания сроков действия прошлого паспорта.

С чего начать? И нужно ли вообще что-то делать? Конечно, нужно. Основные действия предпринимать необходимо самому иностранному гражданину, так как менять документы предстоит именно ему, но и работодатель должен знать, какие процессы происходят и за чем важно следить.

Для начала необходимо понимать: какой статус у иностранного гражданина? В зависимости от его статуса будет понятно, какие документы и в какие сроки необходимо поменять.

Иностранный гражданин с патентом или разрешением на работу 

После смены паспорта необходимо обратиться в территориальный орган МВД с полным пакетом документов для внесения изменений в патент или разрешение на работу (РНР): по новому паспорту. Срок для внесения изменений по этой причине в законе прописан — у иностранного гражданина есть семь рабочих дней (ФЗ N 115 от 25.07.2002, ст.13.3. п. 15). 

В случае, если он выезжал за пределы России и менял паспорт на родине, то отсчет начинается со дня въезда, если менял в консульстве — со дня получения паспорта. Важно, чтобы при подаче документов у него был действующий миграционный учет. 

Не принципиально оформлен он по данным нового паспорта или старого. Обратите внимание, если паспорт он сменил на родине, то его прошлый миграционный учет не действует, так как была пересечена граница с Российской Федерацией, поэтому необходимо оформить новый в ближайшие сроки.

Иностранный гражданин с РВП

Штамп о временном проживании ставится в паспорт иностранного гражданина, поэтому после смены паспорта необходимо обратиться в районный МВД по месту проживания для постановки штампа в новом паспорте. Сроки установлены — десять рабочих дней после въезда с новым паспортом или после его получения в консульстве. 

Если иностранный гражданин после выезда предоставил идентификационную карту (что тоже является документом, удостоверяющим личность), то он должен обратиться также в территориальный орган для получения справки о внесении изменений в базе МВД. 

С миграционным учетом ситуация такая же: поменять его можно будет только после постановки штампа в новом паспорте. Если у иностранного работника была постоянная регистрация (ставится в паспорте), то этот штамп перенесут вместе со штампом РВП.

Иностранный гражданин с ВНЖ

Порядок действий тот же, что описан выше. Однако стоит учитывать, что в паспорте проставляется отметка о получении ВНЖ, сам вид на жительство менять не потребуется, как и постоянную регистрацию, штамп о которой находится в самом документе, подтверждающем право постоянного проживания.

Сроки важно соблюдать, чтобы иностранный гражданин не потерял свой действующий статус, а также не получил административные штрафы в связи с неисполнением своих обязательств.

Далее необходимо позаботиться об остальных документах, таких как: СНИЛС, ИНН, полис ДМС (преимущественно у граждан с разрешением на работу или патентом). Внесение изменений в эти документы важны работодателю для более корректной отчетности при формировании бухгалтерских документов. 

Также стоит обратить внимание и на миграционный учет. Иногда это требуется при смене паспорта, но только после внесения изменений в разрешение на работу или патент, в противном случае во внесении изменений могут отказать. 

Для внесения изменений в каждый из документов необходимо обращаться в соответствующую инстанцию (СФР, налоговую) по адресу регистрации иностранных граждан. Для внесения изменений в полис ДМС необходимо обратиться в страховую компанию, в которой ранее оформлялся полис.

Внести изменения при личном визите может только сам иностранный гражданин, предъявив новый паспорт, предыдущий ИНН или СНИЛС и нотариально заверенный перевод паспорта (как правило, хватает только главной страницы с верным переводом ФИО).

Переходим к основному вопросу: что должен делать работодатель, если иностранный сотрудник сменил паспорт?

Необходимо подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору (или ГПД) о внесении изменений в учетные данные иностранного сотрудника: датировано оно должно быть днем выдачи нового паспорта.

Также если гражданин с патентом или разрешением на работу, то после внесения изменений в патент или РНР необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору (или ГПД) о смене разрешительного документа, чтобы в личном деле иностранного сотрудника все совпадало с актуальными данными.

Нужно ли подавать уведомление о дополнительном соглашении к трудовому договору (или ГПД) с иностранным гражданином? Нет. Один экземпляр хранится в личном деле в архиве работодателя, второй экземпляр выдается на руки иностранному гражданину, дополнительно оповещать об этом территориальный орган МВД не требуется.

Для соблюдения сроков обе стороны должны ответственно подходить к смене документов, удостоверяющих личность. В этом случае важно, чтобы иностранный сотрудник вовремя предоставил новый паспорт (и другие измененные документы) работодателю для их учета в документообороте компании.

Можно следить за актуальностью документов иностранцев самостоятельно или обратиться к юристам Альянс Трудовая Миграция. Они сэкономят ваше время, освободив его для решения вами других рабочих задач. 

Вы можете воспользоваться услугой внесения изменений в патент.

Также наши специалисты могут провести проверку документов иностранцев —проверить документы иностранных сотрудников, подготовить экспертное заключение и при обнаружении ошибок предоставить пошаговый план их устранения. Получить консультацию по поводу проверки можно, заполнив форму на странице, или, написав на почту: info@migration-expert.ru. 

Свежие новости миграционного законодательства, полезные статьи, анонсы вебинаров и актуальная информация в телеграм-канале t.me/migrationprofi.