При наличии иностранцев в компании кадровое делопроизводство становится еще более сложным из-за требований миграционного законодательства. Постоянно держать под контролем большой документооборот и не бояться штрафных санкций позволит регулярная проверка документов.

Штрафы и проверка документов

За соблюдением трудового и миграционного законодательства пристально следят государственные органы. Поэтому компания, в штате которой числятся мигранты, может попасть в план проверочных мероприятий МВД. Проверить документы может и полиция, которая остановит трудового мигранта в метро или на улице. И если выяснится, что у иностранца отсутствуют необходимые для работы документы или они оформлены неправильно, в первую очередь пострадает именно работодатель.

По ст. 18.15 КоАП РФ штраф на работодателя за нарушение может доходить до 1 млн. рублей. А если таких нарушений несколько, а иностранцев в компании много, то и платить придется по каждому иностранному сотруднику отдельно за каждое нарушение.

Грамотное изучение документов перед приемом иностранца на работу — обязательная процедура, которая сохранит финансы и репутацию компании. Но и в процессе трудовых отношений с мигрантом его документы важно периодически проверять. Например, у иностранного сотрудника истек срок действия разрешения на временное проживание. Если работник не получил вид на жительство в РФ или не вступил в российское гражданство, он снова становится временно пребывающим иностранцем.

Работодателю важно отследить этот момент, провести проверку документов и принять решение о дальнейшем взаимодействии с таким работником. В некоторых случаях будет достаточно составить дополнительное соглашение к договору, в других  — потребуется срочное увольнение из-за отсутствия разрешительных документов у иностранца. 

Проверка документов— это комплексный анализ всей кадровой документации, связанной с иностранными сотрудниками компании. Проверка позволяет своевременно выявить нарушения и недочеты в кадровых процессах и привести их в соответствие трудовому и миграционному законодательству.

Этапы проверки документов

Чтобы провести проверку правильно и быть спокойным за бизнес компании, проверка документов иностранных граждан должна проходить по ключевым точкам, это должна быть проверка:

• на подлинность и наличие всех нужных документов (паспорта, патента/ разрешения на работу, миграционной карты и т. д.);
• сроков действия документов. Например, если патент не оплачен, он теряет силу, а иностранец должен выехать из нашей страны. Поэтому каждый месяц следует проверять чеки об оплате патента;
• на соответствие работы и разрешительных документов — например, иностранец с разрешением на временное проживание может работать по любой профессии, но только в регионе выдачи разрешения;
• после выхода иностранца из отпуска или после больничного. Например, если иностранец выехал из РФ и сменил паспорт, а затем снова въехал, но уже по новому паспорту, нужно внести изменения во все документы;
• после длительных выходных или праздников — срок действия документов может истечь как раз в праздники, и иностранец вернется на работу уже с просроченными документами;
• документов за предыдущий год, так как срок привлечения к ответственности за миграционные нарушения, как правило — 1 год, и работодателя могут наказать и за миграционные нарушения, допущенные в этот период.

Проверку документов можно провести силами сотрудников компании. Но если вы боитесь что-то упустить, обратитесь к миграционным юристам, которые учтут все нюансы законодательства. Эксперты «Альянс Трудовая Миграция» не только выдадут заключение о состоянии кадровой документации, но и проконсультируют работодателя, как исправить найденные упущения и ошибки.

Оставляйте заявку на странице Проверка документов.

Свежие новости миграционного законодательства, полезные статьи, анонсы вебинаров и актуальная информация в телеграм-канале t.me/migrationprofi.