В силу разных обстоятельств компания может передать ведение документооборота по трудовым мигрантам сторонней организации. В этой статье мы разберем ситуации, в которых стоит прибегнуть к услугам по оформлению иностранных граждан, два существующих варианта – миграционный аутсорсинг и миграционный аутстаффинг, обозначим их различия.

Когда стоит передать документооборот по иностранцам

Следует обратиться к помощи сторонней организации, если кадровый специалист никогда не работал с сопровождением мигрантов и имеет большую загрузку. У него не хватает времени, чтобы разбираться во всех нюансах миграционного законодательства и следить за его изменениями. 

В таком случае будет нужна квалифицированная помощь в оформлении иностранных граждан, которая позволит не нанимать в штат еще одного сотрудника для этих целей и избежать возможных штрафов в случае нарушений.

Другая ситуация – в компании есть сотрудник, который успешно справляется с оформлением документов иностранцев. В определенный момент число мигрантов в штате увеличивается настолько, что своими силами уже невозможно поддерживать работу. 

Проверка легальности документов, отслеживание их сроков действия, подача уведомлений, общение с сотрудниками МВД, изучение законодательных новшеств требует времени и ресурсов, которых уже не хватает. В данной ситуации передача этих функций также вполне оправдана.

Аутсорсинг или аутстаффинг: что выбрать 

Для начала разберемся в этих понятиях.

Аутсорсинг иностранных граждан (еще одно название миграционное сопровождение) – передача ведения документооборота другой организации. При этом иностранные сотрудники оформляются в штат работодателя. 

Сторонней компании же делегируются задачи по оформлению документов, отслеживанию их актуальности, подаче отчетности, подготовке к проверкам надзорных органов. Также работодатель получает консультационную поддержку юриста. 

При аутстаффинге мигрантов (аренде персонала) сотрудники оформлены не у работодателя, а в штате аутстаффинговой компании.  

Сравним обе услуги по нескольким параметрам.

• Форма трудовых отношений

При миграционном аутсорсинге стороны заключают договор об оказании услуг.

С аутстаффером заказчик заключает договор о предоставлении персонала.

• Оплата

Миграционное сопровождение иностранных граждан предполагает фиксированную абонентскую плату за работу юристов. Что касается заработной платы сотрудникам компании-заказчика и страховых взносов, то работодатель их начисляет самостоятельно. При этом юристы консультируют клиента по поводу размера начислений по каждому работнику.

При аутстаффинге иностранных граждан работодатель оплачивает услуги аутстаффера. Работодатель выплачивает зарплату сотрудникам и начисляет страховые взносы через аутстаффера.

• Ответственность перед госорганами

В обоих вариантах ответственность за документы иностранцев лежит на работодателе. 

Однако в случае с миграционным аутсорсингом юристы оказывают помощь в подготовке к проверке и при необходимости взаимодействуют с инспектором для отработки возражений. Если штраф все же выпишут, эксперты оспорят решение в суде. При условии, что штраф оставят в силе, аутсорсинговое агентство берет на себя обязательство по его выплате.

При аутстаффинге даже при нарушении обязательств исполнителя, работодатель несет субсидиарную ответственность. То есть фактический работодатель иностранца должен выплатить всю положенную сумму сотруднику и в государственные органы сам, если аутстаффер этого не сделает. 

Если говорить о стоимости услуг, то аутстаффинг мигрантов может обойтись дешевле. Но стоит учитывать и риски, с которыми можно столкнуться, а именно:

1. есть вероятность попасть на так называемую фирму-однодневку. Такая компания открывается, получает деньги от заказчика, но не выполняет свои обязательства. В итоге желание сэкономить оборачивается финансовыми потерями.
2. Существуют и недобросовестные аутстафферы, которые могут не проверить актуальность документов и направить работодателю сотрудника, по сути являющегося нелегальным мигрантом. Тогда вся ответственность при выявлении нарушения ложится на работодателя.
3. Организациям, имеющим доступ к конфиденциальной информации, стоит особенно тщательно подходить к выбору аутстаффера, так как есть риски утечки важных сведений.

Призываем вас взвешенно подходить к выбору варианта передачи сопровождения иностранцев.

Если у вас возникнут вопросы по поводу миграционного сопровождения (аутсорсинга), оставляйте заявку на консультацию на странице услуги.

Свежие новости миграционного законодательства, полезные статьи, анонсы вебинаров и актуальная информация в телеграмм канале t.me/migrationprofi