Утеряно подтверждение уведомления о приеме

У организации могут быть разные периоды: смена сотрудников, переезды и прочие внеплановые ситуации. И может произойти так, что какой-то документ будет утерян из архива. В случае с некоторыми документами, которые уже потеряли свою актуальность, это может быть не критично, но для ряда других документов, в том числе касающихся иностранных сотрудников, может повлечь за собой серьезные сложности.

К одному из таких документов относится подтверждение об отправке уведомления о приеме на работу иностранного сотрудника или о его увольнении.

Пока иностранный гражданин работает в организации, уведомление о приеме рекомендуется хранить в архиве работодателя, как минимум, в течение года. Это необходимо на случай миграционной проверки, чтобы иметь возможность его предоставить вместе с подтверждением подачи этого уведомления. Обычно требуется только подтверждение подачи уведомления, однако инспектор при проверке может потребовать и само уведомление. Это остается на усмотрение проверяющего инспектора.

Один из документов может быть утерян, в таком случае потребуется восстановление.

Один из самых худших сценариев: утерян чек об отправке и опись с почты.

Восстановить чек есть возможность: необходимо обратиться в то отделение, в котором было отправлено заказное письмо и попросить сделать дубликат чека. Восстановление описи может быть проблематичным, если уведомление было отправлено давно: неизвестно, сколько хранятся данные на почте, поэтому есть риск отказа в выдаче дубликата.

Более того, восстановить опись в прежнем виде точно не получится, так как операторы почты уже не смогут поставить штамп об отправке прошлым числом и, тем более, прошедшим годом.

Другая ситуация – утеряно само уведомление со штампом о приеме от инспектора или справка: также с датой приема уведомления, штампом и подписью инспектора. Тогда необходимо направить запрос в МВД для подтверждения того, что уведомление находится в базе МВД.

После того как подтверждение придет, приложить его к делу иностранного гражданина. Как правило, ответы приходят в течение тридцати календарных дней. Если ответ не приходит или он оказался отрицательным – уведомления в базе нет, то лучшим выходом будет принять иностранного гражданина заново, после увольнения. В таком случае увольнение можно подать почтой, а прием также через личную подачу в МВД, но это остается на усмотрение работодателя.

Если возникла проблема с электронным заявлением: утерян доступ к кабинету «Госуслуг» и по каким-либо причинам нет возможности восстановить, то также рекомендуется направить официальный запрос в МВД. При подаче заявлений через портал «Госуслуги», они попадают в районное МВД, в которое оно направлялось, соответственно, в базе оно также отражается.

Порой возникает необходимость восстановить и само уведомление о приеме. Если уведомление было подано в 2024 году, то ситуация некритичная. Перед ее исправлением необходимо поднять архивы для того, чтобы убедиться, что у иностранного гражданина не изменились учетные данные: паспорт, патент, правовой статус на территории РФ.

Если у него поменялся только патент, то следует восстановить данные прежнего патента. Для этого, опять же, стоит обратиться к архиву. Если в компании не сохранилось сканов прошлых документов, то потребуется направить запрос через официальный сайт МВД, так как в базе данных предыдущий патент точно остался. Такие запросы обрабатываются до тридцати календарных дней.

Также если работодатель уверен в том, что за весь период работы иностранный сотрудник каждый раз переоформлял патент, а не делал новый, то можно вписать данные серии и номера текущего патента, а дату выдачи посчитать. Как правило, дата выдачи переоформленного патента совпадает с датой выдачи предыдущего, меняется только год выдачи.

Само уведомление с начала этого года не изменилось, однако данная информация актуальна только на 2024 год. Так как формы бланков меняются каждый год, необходимо также обращать на это внимание.

Если документы иностранного гражданина удалось восстановить, то останется найти бланк уведомления от того года, в который был прием. Архивы форм уведомлений хранятся на сайтах: Консультант и Гарант. После скачивания формы уведомление необходимо будет заполнить либо полностью вручную, либо набрать в программе Excel.

Уведомление будет новым, на нем не будет отметки инспектора о приеме (если его сдавали лично в МВД), но на это проверяющие обращать внимание не будут. Для них решающими факторами будет то, что уведомление есть, оно заполнено корректно и само уведомление о приеме отображается в базе МВД.

Чтобы не приходилось сталкиваться с подобными сложностями, рекомендуется все документы хранить в электронном виде, помимо физических архивов. Более того, в организации «Альянс Трудовая Миграция» такая опция предусмотрена при нахождении на миграционном сопровождении.

Все отсканированные документы иностранных граждан будут систематизированно храниться в программе не только во время работы иностранного гражданина в компании, но и после его увольнения. В системе хранится архив по сотрудникам за 1 год. И при потере любого из документов будет возможность при необходимости восстановить хотя бы учетные данные.

Вы можете узнать подробности о возможностях программы, оставив заявку в форме обратной связи на странице Миграционное сопровождение.

Свежие новости миграционного законодательства, полезные статьи, анонсы вебинаров и актуальная информация в телеграм-канале t.me/migrationprofi.